Datenschutz – Richtlinie des Skiclub Essingen e.V.

Essingen, den 15.11.2018

Präambel

Mit den folgenden Informationen möchten wir einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Skiclub Essingen e.V. und die Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beauftragten bzw. nach den vereinbarten Leistungen.

Der Skiclub Essingen e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sport.- und Kursbetriebes und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzrichtlinie.

 

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist:

Skiclub Essingen e.V.
Steige 21
73457 Essingen
Telefon: 07365 6511
datenschutz@sc-essingen.de

 

2 Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Vereinsmitgliedschaft von unseren Mitgliedern erhalten.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb, Spendern und Sponsoren die zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich sind sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht.

In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzrichtlinie durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

3 Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitgliedern

3.1 Datenverarbeitung im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft

1. Der Skiclub Essingen e.V. verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten eine Tabellenzeile angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

3.2 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Platzierungen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite und den Vereinspublikationen des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

4 Datenverarbeitung personenbezogener Daten von Nichtmitgliedern
(Teilnehmern an Veranstaltungen, Kursteilnehmer)

Datenverarbeitung im Rahmen der Teilnahme an Veranstaltungen und Kursen

Im Rahmen der Teilnahme an Veranstaltungen und Kursen verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Teilnehmer: Vorname, Nachname, Alter / Geburtsjahrgang, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

 

4.1 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Platzierungen, Alter oder Geburtsjahrgang
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

5  Wer bekommt meine Daten?

Der Server zur Bereitstellung der SCE-Webseite steht in Frankfurt/Main in Deutschland und wird betrieben durch:

1blu AG
Stromstraße 1-5
D-10555 Berlin
Telefon: +49 30 20 18 10 00
E-Mail: info(at)1blu.de

Der Server zur Erfassung und Verwaltung der Mitgliederdaten steht in Köln in Deutschland, siehe hierzu:

DOKUMENTATION DER TECHNISCH ORGANISATORISCHEN MAßNAHMEN

gem. Anlage zu Art. 32 DSGVO 1.0

Tineon AG
Uferpromenade 5
D- 88709 Meersburg
Telefon: +49 7532 80690-00
E-Mail: info@tineon.de

 

6 Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Sind die Daten zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren -befristete- Weiterverarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

1. Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (Name, Vorname Adresse, Geburtsdatum, Telefon, e-mail Adresse…) werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
2. Die für die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (Name, Vorname IBAN, BIC, Kontoinhaber und Beitragsart) werden 10 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
3. Daten (Name, Vorname, Alter/Geburtsjahrgang, Telefon, e-mail, Bank, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Mandatsreferenznummer, Kurs, Gruppe, Status) die im Rahmen von Veranstaltungen oder Kursen erhoben werden, werden nach der erfolgten Abrechnung nach 90 Tagen gelöscht.
4. Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.
5. Zum Zweck der Erstellung einer Vereinschronik bleiben die Daten (Name, Vorname Funktion und Funktionszeitraum) von Vorständen und Funktionsträgern gespeichert.
6. Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.

 

7 Welche Datenschutzrechte habe ich?

Dem Vereinsmitglied und Nichtmitglied (Teilnehmer einer Veranstaltung oder Kursen) steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Dem Vereinsmitglied / Nichtmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

 

8 Bin ich verpflichtet meine Daten bereitzustellen?

1. Im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, damit der Verein die ordentliche Mitgliederverwaltung gewährleisten kann.
2. Wenn ich als Teilnehmer an Veranstaltungen oder Kursen teilnehme, müssen zur ordentlichen Abwicklung der Veranstaltungen oder Kurse die personenbezogenen Daten bereitgestellt werden.

Werden die personenbezogenen Daten nicht bereitgestellt, ist eine Vereinsmitgliedschaft oder die Teilnahme an Veranstaltungen und Kursen nicht möglich.

 

9 Wo kann ich mich beschweren?

Skiclub Essingen e. V.
Steige 21
73457 Essingen
Telefon: +49 7365 6911
widerspruch@sc-essingen.de

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Postfach 10 29 32,   70025 Stuttgart
Königstraße 10a,     70173 Stuttgart
Telefon: +49 711/61 55 41 – 0
E-Mail:    poststelle@lfdi.bwl.de
Internet:  https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

 

10 Information über mein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen sie Widerspruch ein, werden wir ihre personenbezogene Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Da der Skiclub Essingen e.V. ausschließlich Daten erfasst, verarbeitet und speichert, die zur Erfüllung seiner Aufgaben aus der Vereinsmitgliedschaft bzw. der Durchführung von Veranstaltungen und Kursen dienen, führt ein Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Ausschluss aus der Vereinsmitgliedschaft bzw. der Teilnahme an Veranstaltungen und Kursen.

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe ihres Namens, ihrer Adresse und ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:

Skiclub Essingen e. V.
Steige 21
73457 Essingen
Telefon: +49 7365 6911
widerspruch@sc-essingen.de